6 tipů, jak ušetřit čas při práci s e-shopem

Práce s e-shopem vyžaduje množství mravenčích úkonů, které vcelku produkují komplex činností, které vyžadují relativně velké množství času, pokud tyto úkony nemáte zautomatizované. Vzhledem k tomu, že náklady na pracovní sílu jsou podstatnou složkou cenotvorby produktu resp. složkou celkových nákladů má to dopad na ceny vašich produktů jako i zisk. Pojďme je tedy trošku zoptimalizovat, abyste po provedení menších změn vydělávali od dnes každý den o nějaké to euro navíc.

Efektivní práce s e-shopem obsahuje tyto prvky a zásady:

1. Přednastavené emaily

Emailová komunikace v e-shopu tvoří významnou část pracovní doby. Na začátku našeho podnikání jsme dokázali odpovědět na cca. 10 emailů za hodinu. Po určitém čase jsme si však všimli, že 80% komunikace se opakuje. Proto jsme vyhotovili vzorové emaily, které stačí zákazníkům jedním kliknutím v administrativě e-shopu odeslat. Tato jednoduchá a časově nenáročná změna nám ušetřila obrovské množství času. Po změně jsme věděli odpovědět v průměru na 35 emailů za hodinu. Příjemná změna, co řeknete.

2. Co se neměří to neexistuje

Ve skutečnosti množství drobných úkonů v e-shopu dokáže nadělat slušný „bordel“ v činnosti e-shopu, pokud nejsou ošetřeny a zprocesovánotak, aby v tom byl pořádek. Nejvíce tuto informaci oceníte, pokud se vám začne dařit a vzrostou objednávky e-shopu. Tehdy je již zprocesovaní činnosti v e-shopu trochu pozdě, protože jste rádi, že stíháte odeslat zboží na čas. Hned, jak spatříte potenciál růstu vašeho e-shopu a ještě nejste, přece jen, zahlcen objednávkami, připravte se na fázi úspěchu! Sepište si veškerou činnost, kterou v e-shopu vykonáváte a snažte se ji změřit. Pokud budete vědět, která činnost mě kolik času trvat, nebudete mít v budoucnosti obavy oddelegovat tuto činnost na nové zaměstnance a také budete vědět, kdo jaký výkon podává a, kde je prostor pro zlepšení. Tato transparentnost a průhlednost je k nezaplacení.

3. Udělejte si pracovní manuály

Hlava je na to, abyste jí přemýšleli, ne, abyste jí pamatovali. Dejte si všechno, co děláte na papír (nebo google disk). Má to víceletého výhod. Na nic nezapomenete. Pokud máte pocit, že jste přece jen na něco zapomněli, můžete si to ověřit v pracovním manuály. Navíc pracovní manuály šetří čas při oddelegování úloh na jiné osoby, než jste Vy. Nemusíte se donekonečna při každém novém zaměstnanci nebo brigádník opakovat, co a jak je třeba provést. Také odfiltrujete lidí, jimž se číst nechce. Pokud se jim nechce číst nebude se jim s velkou pravděpodobností chtít ani pracovat, případně budou chtít dělat podle sebe, což je při vůdčích pozicích pozitivum, ale při běžné administrativě v e-shopu je to negativum. Možná trochu tvrdé, ale vycházíme z našich zkušeností.

4. Dělejte práci v celcích

Vysvětlíme si to na plnění obsahu na vaší fanouškovské stránky na facebooku. Statusy, které zveřejníte naplánujte a hned i vypracujte, i na týden dopředu, pokud si to ve vašem konkrétním byznysu, můžete dovolit. Je to důležité, protože je vědecký i praxí dokázáno, že do každé činnosti se lidský rozum musí zkoncentrovat resp. aklimatizovat. Takové vtažení do děje činnosti, kde podáváte nejvyšší výkon může trvat od 7 do 15 minut. Proto je důležité zejména v e-shopu, kde je množství drobné různé práce, si důkladně zhodnotit, co se dá udělat najednou v jednom časovém celku, abyste dostali do stavu flow (plynulá práce bez rušivých momentů). To je ten stav, kdy si na konci práce řeknete „to je už tolik hodin?“.

5. Naplánujte si časová okna se stálými každodenními činnostmi a kalendář příležitostných jednorázových úkolů

Aby pracovník podal nejlepší výkon jeho hlava se na to potřebuje také připravit. Ideální stav je, pokud již předem ví, co pracovníka v ten den čeká, aby měl určitou jistotu a stálý harmonogram dne. Kromě toho, máte lepší přehled a pořádek v době kdy a co mě vykonat. Eliminujete tím chaos například při expedici zboží, kdy vzniká nejednou zbytečný časový stres z toho, aby se stihli zabalit a připravit k odeslání všechny objednávky ještě před příchodem kurýra. Využívejte technologie.

6. Využívejte všechny možnosti šetření času, které vám trh nabízí

Zmíníme zejména:

– Napojení e-shopu na kurýra tak, abyste už tlačili hotové štítky bez vypisování údajů klienta.
– Účetnictví při e-shopu – napojení, aby se mohli platby pouze párovat (kromě času vám to zlevňuje u účetního účetní položku obvykle o 50%)
– Kvalitní administrativní systém (jednoduché rychlé nahazování zboží, jednoduché a rychlé přidávání fotek produktů více najednou, automatické posílání potvrzení o objednávce, poslání faktury na 1 klik a další)

7. Přednastavené statusy o objednávce a další opakující se informace o objednávce klienta

Tak, jak jsme začali podobně i skončíme, a to přednastavenými statusy o objednávce klienta. Ty mohou být různé podle situace, která se v reálném světě může odehrát. Například se může stát, že zboží již nemáte i přesto, že na stránce ještě byl k dispozici, potřebujete informovat zákazníky o tom, že zboží již není možné před Vánocemi doručit nebo, že máte závodní dovolenou az tohoto důvodu budete dodávat zboží až po určitém datu. Toto informování klientů o objednávkách víte vyřešit jednoduše jedním klikem k odeslání konkrétního statusu, abyste nemuseli psát tu samou informaci pro více zákazníků.

Máte ještě otázky ohledně prodeje na internetu? Viz naše blogy a podcasty. Určitě na nich najdete odpověď. Pokud jste si je nevšimli zavolejte nám nebo napište! Rádi Vám pomůžeme.